Van intake tot facturatie: het volledige schadeproces automatiseren

Het schadeproces versnippert al snel. Niet omdat iemand iets fout doet, maar omdat het schadeherstelproces nou eenmaal vrij complex is. Er zijn afspraken met klanten, verzekeraars en leveranciers. En door technische ontwikkelingen en groei komen er ook nog eens nieuwe technologieën en systemen bij.

Het resultaat is een stapeling van systemen en gewoontes die ooit logisch waren, maar niet samenwerken. De intake gebeurt in het ene systeem, de calculatie in een ander. De planning staat op een bord of in een spreadsheet. De status van onderdelen wordt bijgehouden via e-mail of telefoon. En de factuur wordt opgebouwd door iemand die alle losse stukken zelf bij elkaar moet zoeken.

Gefragmenteerde processen kunnen worden beschouwd als een operationeel ongemak. Maar het gaat ook om kosten, die vaak groter zijn dan je denkt.

Tijd die twee keer besteed wordt
Als informatie van de intake niet automatisch doorstroomt naar de calculatie, moet iemand het overtypen of opzoeken. Hetzelfde geldt voor de overdracht van calculatie naar planning, van planning naar onderdelen, van onderdelen naar uitvoering. Over een dag gaat het misschien een halfuur per dossier. Over een maand gaat het om hele dagen.

Fouten die te laat ontdekt worden
Hoe later fouten in het proces ontdekt worden, hoe duurder het wordt om ze te herstellen. Een verkeerde maat in de calculatie die pas bij de oplevering zichtbaar wordt, kost niet alleen materiaal maar ook capaciteit, klantvertrouwen en tijd.

Facturen die te laat of onvolledig de deur uitgaan
Als de facturatie afhankelijk is van handmatig werk aan het einde van het proces, ontstaat vertraging. Dossiers worden pas op vrijdagmiddag gefactureerd, correcties worden vergeten, bijboekingen missen. Het gevolg: langer wachten op betalingen en een kasstroom die achterloopt op de werkelijkheid.

Automatiseren is niet hetzelfde als digitaliseren. Veel bedrijven werken al digitaal, maar voeren nog steeds handmatige handelingen uit om informatie van het ene systeem naar het andere te krijgen. Echte automatisering betekent dat informatie maar één keer ingevoerd hoeft te worden en daarna automatisch beschikbaar is voor elke volgende stap.

Intake als startpunt van de hele flow

Alles wat bij de intake vastgelegd wordt, zoals voertuiggegevens, schadebeschrijving, klantinformatie, en afspraken met de verzekeraar, vormt de basis van het dossier. In een geautomatiseerd proces stroomt die informatie automatisch door naar calculatie, planning en facturatie. Er is geen overdracht die handmatig moet plaatsvinden.

Dat betekent dat een calculator direct aan de slag kan zodra de intake is afgerond. Geen wachttijd, geen navragen, geen reconstructie van wat er bij de receptie besproken is.

Calculatie die aansluit op de uitvoering

Een calculatie is pas waardevol als de werkplaats er direct mee verder kan. In veel bedrijven zit daar nog een gat tussen: de calculatie klopt, maar de informatie bereikt de monteur te laat, onvolledig of via een tussenstap.

In een geautomatiseerde omgeving is de calculatie direct zichtbaar in de planning. Klopt er iets niet? Dan is dat meteen zichtbaar, niet pas als de auto al op de brug staat.

Planning die meebeweegt met de realiteit

Schade is van nature onvoorspelbaar. Onderdelen komen later, een reparatie valt zwaarder uit dan verwacht, of een klant belt af. Een goede planning houdt daar rekening mee. Niet door constant bij te stellen, maar door de juiste informatie automatisch te laten doorwerken in de agenda.

Als onderdelen vertraagd zijn, verschuift de planning mee. Als een dossier versneld kan worden afgerond, ziet de planner dat direct. Niet via een collega die dat toevallig doorgeeft, maar doordat het systeem dat doet.

Onderdelen die op het juiste moment aanwezig zijn

Onderdelen zijn een van de meest voorkomende oorzaken van stilstand in de werkplaats. Een auto staat klaar, de monteur is beschikbaar, maar het onderdeel is er niet. Of het onderdeel is er wel, maar niemand weet dat, omdat de status ergens in een e-mail staat die niet iedereen leest.

Automatisering zorgt ervoor dat de leveringsstatus zichtbaar is in het dossier, voor iedereen die erbij betrokken is. Zo weet de planner op tijd of een dossier kan starten. En hoeft de receptie niet te bellen om na te vragen hoe het zit.

Facturatie die zichzelf opbouwt

De factuur is het sluitstuk van het schadeproces. En tegelijk het moment waarop veel bedrijven merken hoe complex hun proces is. Als de factuur opgebouwd moet worden op basis van losstaande informatie uit meerdere bronnen, is de kans op fouten, vertragingen en discussies groot.

In een geautomatiseerde omgeving bouwt de factuur zichzelf op gedurende het dossier. Alles wat afgerond is, wordt automatisch meegenomen. Afspraken met verzekeraars worden toegepast. Bijboekingen staan direct klaar. Zodra de auto opgeleverd is, kan de factuur de deur uit zonder dat iemand er nog uren aan hoeft te besteden.

Veel initiatieven om te automatiseren stranden omdat ze een laag toevoegen aan een bestaand systeem dat al niet goed werkt. Een koppeling tussen twee losstaande tools lost het probleem niet op, maar verplaatst het.

Echte automatisering begint met een omgeving die alle stappen in het schadeproces samenbrengt. Van intake tot facturatie. Niet als verzameling losse modules, maar als één samenhangende workflow waarin informatie maar één keer hoeft te worden vastgelegd en daarna automatisch beschikbaar is voor iedereen.

Dat is waar Portoview op ontworpen is. Als backofficesysteem voor schadeherstelbedrijven verbinden we schadebeheer, calculatie, werkplaatsplanning, onderdelen en facturatie in één platform. Iedereen werkt vanuit dezelfde waarheid. Elk dossier beweegt soepel door de organisatie. En de factuur staat klaar zodra de auto de deur uit gaat.

Benieuwd wat dat voor jouw bedrijf kan betekenen? Vraag een demo aan en ontdek hoe één centrale flow het verschil maakt.